Всё в кассу
Как работать с онлайн-кассой
Онлайн-касса – особый вид кассового аппарата, который подключается к сети Интернет и отправляет данные о совершенных транзакциях непосредственно в налоговую службу. Он должен использоваться всеми представителями бизнеса в соответствии с законом 45-ФЗ, принятым правительством нашей страны. Работает с таким оборудованием кассир. Он должен знать, как работать с онлайн-кассой, особенности ее устройства, а также общие правила эксплуатации подобной техники.
Принцип действия онлайн-кассы
Прежде чем понять, на онлайн-кассе как работать кассиру, нужно знать принцип действия этого аппарата. Чтобы полностью понять его, нужно знать не только текущие законы, принятые правительством, но и организовать работу основных деталей аппарата.
Изделие состоит из следующих элементов:
Ключевое отличие онлайн-кассы от аппарата старого образца – замена ЭКЛЗ на ФН (электронная контрольная лента защищенная и фискальный накопитель соответственно). Информация отправляется через ОФД (оператора фискальных данных). Благодаря такому алгоритму, государство усиливает контроль над бизнесом внутри страны. Это существенно увеличивает удобство сотрудничества предприятий с государственными органами. Теперь нет необходимости лично посещать налоговую службу, заполнять отчеты и выстаивать очереди. Все происходит моментально через Всемирную сеть.
Многие интересуются нужен ли компьютер для онлайн-кассы. Для первоначальной настройки ПК может быть использован и то не во всех случаях. Встроенное ПО управляет процессами регистрации чеков, планом работы кассиров, приемом и отправкой информации.
Устанавливать и переустанавливать его в устройствах можно как с помощью персонального компьютера, так и внешнего носителя – в большинстве случаев flash-накопителя. Это требует внимания квалифицированного специалиста. Также во многих моделях касс реализовано взаимодействие оборудования с персональным офисным компьютером, что позволяет сразу заносить информацию в систему электронного документооборота предприятия.
Также онлайн-касса отличается от старых образцов ККМ клавиатурой. В ней есть клавиши, предназначенные для ввода в память устройства электронных ящиков потребителей товаров или услуг фирмы. Такая особенность внедрена, чтобы отправлять потребителям электронные копии чеков на указанные адреса. Все это может онлайн-касса.
Функции этого изделия обусловлены следующими элементами:
Современный рынок наполнен различными моделями онлайн-касс. Выбирать нужно те устройства, которые успешно прошли регистрацию в налоговой службе и состоят в ее реестре. В него входят комплектующие к таким устройствам. Ознакомиться с реестром в любое время можно на официальном ресурса ФНС в Интернете.
Условия работы онлайн-кассы
Чтобы кассир мог полноценно эксплуатировать представленное оборудование в полном соответствии с законом, нужно выполнить следующие условия:
Если у владельца бизнеса не хватает времени, компетенции или желания заниматься этими мероприятиями самостоятельно, он всегда может обратиться к специалисту. Это гарантирует не только экономию времени, но и корректность каждой выполняемой операции. Благодаря такому подходу, вероятность появления претензий к предприятию со стороны проверяющих государственных органов сводится к минимуму.
Виды онлайн-касс
Как работать на онлайн-кассе должен знать работник вне зависимости от вида этого оборудования. Сейчас доступна к приобретению любая онлайн-касса, схема работы которой стандартная. Производители представленного оборудования предлагают владельцам бизнеса пользоваться онлайн-кассами стационарного и мобильного вида. Большинство моделей – стационарные. Они подключаются к электрической сети и Интернету проводными соединениями. Такую аппаратуру легко можно увидеть в магазинах, супермаркетах непосредственно на торговых точках.
Для торговли или оказания услуг на выезде предусмотрены мобильные кассы. Они могут работать без проводного соединения по средствам встроенного аккумулятора и подключения к Сети по Wi-Fi, 4G и так далее. Даже обычный ноутбук, планшет или смартфон может играть роль онлайн-кассы. Для этого к представленному оборудованию достаточно подключить устройство печати для переноса сформированных чеков на бумагу и установить соответствующее ПО.
Подготовка к работе
В качестве подготовительных работ кассир изучает следующий материал:
Кроме инструкции по эксплуатации оборудование кассир должен знать методику работы с периферийными устройствами изделия. К ним относятся весы, сканер штрих кодов, эквайринговый терминал. Изучая программное обеспечение, главными нюансами его применения являются следующие:
При ознакомлении с правилами эксплуатации технических средств кассы рекомендуется обратить особое внимание на сложные ситуации. К примеру, обесточивание оборудование, обрыв интернет-соединения, ситуации техногенного характера и другие. Со стороны руководства фирмы должны быть разработаны индивидуальные методики под каждую модель ККТ, используемую на предприятии, с учетом особенностей работы фирмы.
Кассиры и другие сотрудники компании должны знать, как работает онлайн-касса через компьютер, а также, как реагировать при неисправности аппарата и узлов взаимодействия с другой техникой. Рекомендуется разработать действия профилактического осмотра оборудования. Такие инструкции пишутся совместно с техническим специалистом. Это предотвращает многие виды поломок изделия и усиливает безопасность эксплуатации.
ИП или руководством компании также разрабатывается и внедряется порядок действий кассиров при приеме денег в качестве оплаты за товары или услуги, выдаче сдачи и замене ленты для печати чеков. Нужно утвердить порядок доступа к оборудованию ответственных лиц, включая технических инженеров, обслуживающих аппарат. При этом, важным нюансом будет разработка инструкций и положений, которые должен выполнять персонал в начале и конце трудового дня. Выполнять подготовительные мероприятия нужно в начале рабочего дня. Только после них кассир имеет право приступить к работе.
Порядок работы с онлайн-кассой во время рабочей смены
После прихода на рабочее место на юридический или фактический адрес фирмы и выполнения предписаний по запуску онлайн-кассы работник должен сформировать документ отчета о начале рабочей смены. Он, как и чеки, отправляется в налоговую службу через подключение к Интернету. Операция происходит в автоматическом режиме. После того, как в заведение зашел потребитель и выбрал товар или услугу, кассир с помощью встроенного ПО в аппарат кассы нового образца выполняет следующие действия:
Этот способ по мере развития банковской сферы становится более популярным не только среди обычных покупателей, но и представителей различных организаций. Во время фискализации операции очень важно правильно заполнить признак расчета и признак способа расчета – одни из ключевых реквизитов чека.
Признак расчета имеет следующие варианты:
Примером возврата прихода является случай возвращения товара по причине его ненадлежащего качества. Пример расхода – закупка фруктов у фермера. Если рассмотреть возврат прихода – это случай, когда эти фрукты возращены обратно фермеру по каким-либо причинам. Эту информацию нужно тщательно проверять на корректность каждого блока данных.
Способ расчета может быть представлен в виде полной оплаты за товар или услугу, 50% предоплаты, предоплаты в виде какой-либо суммы, оплаты авансом, передача в кредит, комиссия и так далее. Не менее важными является информация по полной и частичной оплате кредита, а также оформления рассрочки. Они указаны в виде цифровых кодов, отражающихся в отчетности. Все это также отправляется в ФНС, осуществляющей контроль над предприятием.
Коды, представленные выше, служат только для чеков в бумажном виде. Для электронных документов введены свои понятия и коды. Представленная информация вводится специалистом на стадии настройки онлайн-кассы. Ответственный персонал, как правило, не задумывается над ними и не участвует в их вводе во время осуществления оформления чеков. Однако кассиры, используя встроенное ПО, должны знать правила применения кодов и их значения.
В программном обеспечении кассы доступный пользовательский интерфейс, позволяющий ввести контактную информацию о покупателе еще до совершения покупки. Телефон, адрес электронной почты устно, письменно или QR-кодом, который формируется специальным мобильным приложением, разработанный техническими специалистами налоговой службы. На сегодняшний момент это самый быстрый способ внести информацию о покупателе при условии наличия у кассира устройства считывания QR-кодов.
Рабочую смену нужно завершать не позже 24 часов после ее открытия. Если предприятие работает по круглосуточному графику, смена закрывается и сразу открывается. Процедура сопровождается формированием отчета о завершении рабочего периода. Такой документ фиксируется в ФН и отправляется в ФНС автоматически. В этом он похож на отчетную документацию о начале смены.
Методология работы с онлайн-кассой в сложных ситуациях
Работать с кассовым аппаратом, подключаемым к Интернету, в штатной ситуации, когда все понятно, под силу любому квалифицированному кассиру. Однако при форс-мажоре от такого работника требуется не только глубокие знания своей профессии, но и устойчивая психика. Это обязательно дополняется прописанными методами работы с представленным устройством в сложных ситуациях. Основные из них изложены ниже:
Отключение от электроэнергии всегда несет потери для фирмы. Однако их можно свести к минимуму. К примеру, сейчас становится популярным обеспечение заведение дополнительными электрическими коммуникациями для резервного питания и ИБП (источниками бесперебойного питания). Для переключения на такую линию потребуется всего несколько минут и часто это происходит за мгновение с помощью автоматики.
В качестве альтернативного варианта часто используют онлайн-кассы с возможностью подключения аккумуляторных батарей. В противном случае деятельность торговой точки придется остановить до восстановления обеспечения электроэнергией. Если электричество отключено ненадолго, то покупателям можно выдавать документы, заменяющие чеки. В последствии нужно обязательно пробить всю вырученную сумму чеками коррекции и уведомить налоговую службу о невозможности использования оборудования в течении указанного времени.
Обрыв связи со Всемирной паутиной считается не является проблемой, способной затормозить деятельность предприятия. Аппарат способен работать в оффлайн режиме. Ключевой нюанс в этом случае – информацию, введенную в память изделия, нужно отправлять ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. В этом случае все действия обусловлены текущими законами.
Если касса перестала корректно работать (выдавать неправильные чеки, жевать бумагу и так далее), следует остановить торговлю на этой точке или заменить выдачу чеков заменяющими документами. Рекомендуется приобрести несколько резервных моделей онлайн-кассы для оперативной замены вышедшего из строя оборудования. Для починки кассы лучше обратить к квалифицированному мастеру.
К непредвиденным обстоятельствам в этом случае относят события техногенного или природного характера, несущие разрушительные действия. К таковым относятся ураган, смерч, наводнение, землетрясение и так далее. В этом случае также прекращается торговля до восстановления ситуации. Если произошли события стихийного типа, государство обязательно уведомляется об этом и производит корректирующую деятельность. Торговля не прекращается в том случае, когда предприятие снабжает населения необходимыми продуктами.
