Что такое онлайн-касса и как она работает

В 2016 году для предпринимателей вышел Федеральный закон №54, который регламентирует порядок применения кассовой техники в работе предпринимательской деятельности при проведении расчетов. Согласно ему, начиная с 1 июля 2017 годы все бизнесмены обязуются оповещать о своих операциях налоговую службу путем отправления чеков с использованием онлайн-касс.

Процедура происходит мгновенно, как только деньги поступают в кассу, квитанция сразу же отправляется в НС. Это стало актуальным даже для тех, кто ни разу не сталкивался с ККТ. В данной статье рассмотрит, что же все-таки такое онлайн касса, каковы принципы ее работы, а также ответы на все популярные вопросы, касающиеся этого устройства.

Онлайн-касса — что это такое

В статье 1.1 данного закона говорится о том, что контрольно-кассовая техника — это специализированная вычислительная машина, основным принципом работы которой является запись и осуществление хранения вычислительных данных на специальных накопителях, а также отправка электронных чеков в налоговые органы посредством использования оператора фискальных данных (ОФД). Помимо этого, онлайн-касса еще производит печать бумажных квитанций в соответствии с установленными правилами РФ.

Для чего нужна онлайн-касса и из чего она состоит

Информация о том, что должна включать в себя контрольно-кассовая техника, сосредоточена в статье 4 ФЗ. В соответствии с этими требованиями онлайн-касса должна иметь:

• Внешний корпус;
• Фирменный номер, указанный на внешней части корпуса;
• Внутренние встроенные часы, работающие по часовому поясу региона, в котором находятся;
• Устройство печати;
• Порт для подключения к сети-интернет;
• Клавиатура онлайн-касс дополнительно имеет клавиши для отправки нужной информации покупателям на емайл.
• Программное обеспечение.

Онлайн-касса должна соответствовать определенным требованиям:

1. В момент совершения покупателем покупки касса должна принимать данные о сумме выплат и виде оплаты;
2. Отправлять данные в накопитель сразу же после расчета;
3. Сформировывать квитанции в электронной форме и печатать их вместе с основными реквизитами;
4. Печатать QR-код на квитанции;
5. Информировать пользователя о статусе передачи документа в налоговую;
6. Печатать отчет о расчетах в текущий момент времени, когда это может потребоваться налоговой проверке;
7. Осуществлять поиск любого документа, находящегося в системе, по его номеру;

Самое главное отличие онлайн-касс от предыдущих им кассовых аппаратов — это имеющийся фискальный накопитель с функциональной возможностью выхода в интернет.

Раньше кассы только печатали квитанции и копировали их на бумажную ленту, хранившуюся на предприятии. Из-за этого налоговые органы никак не могли контролировать тот или иной магазин на верность отчисляемых налогов, пока не приходили туда лично с проверкой. Продавцам приходилось каждый раз хранить все чеки о продаже, закрывать смену каждый день.

Как работает онлайн-касса

Сущность работы онлайн-кассы состоит в следующем:

• После расчета с клиентом, создается чек со всеми данными о совершенной операции;
• Вся эта информация направляются в регистр данных;
• Чек обрабатывается и сохраняется в устройстве;
• Распечатывается бумажная квитанция;
• После этого данные сразу же отправляются ОФД;
• Оператор фискальных данных присылает в ответ информацию об успешном получении чека;
• Информация в ОФД для начала проверяется и только потом уже пересылается в налоговую службу.

Чек, создающийся кассовым аппаратом, включает в себя информацию о:

• Полном наименовании компании;
• Адрес отдела, где была совершена покупка;
• Дата и время проведения операции;
• Номер кассового аппарата, по которому он был изначально зарегистрирован (РН ККТ);
• ЗН ККТ — номер, выдаваемый на заводе каждому кассовому аппарату;
• Вид произведенной операции (приход, расход и т.п.);
• Номер рабочей смены, в которую была совершена покупка;
• Номер чека в этой смене;
• ИНН предприятия;
• Номер регистра накопления;
• ФИО кассира;
• Ссылка на сайт ФНС;
• Наименование товаров вместе с номером штрих кода, их стоимость и количество;
• Итог покупки с учетом скидок и без них;
• Полученная сумма денег наличными и безналичными;
• Номер кассы, за которой была оформлена покупка;
• Размер НДС и налоговой ставки;
• QR-код;
• Форма налогообложения.

Если покупка была совершена в одном и том же магазине, но в другом месте, то адрес в чеке меняется. В последнее время очень часто торговля разными товарами ведется из машины. В таким случае в чеке указывается не адрес помещения, а номер автомобиля, его модель. Для интернет-магазина адресом служит адрес сайта, причем ФИО продавца на чеке не указывается.

Используя онлайн-кассу, продавец должен соблюдать определенные сроки, включающие в себя время начала смены и ее окончание. Если этот промежуток составляет более суток, то программа самостоятельно блокирует возможность оформления и печати квитанций. Если вдруг на устройстве по какой-либо причине исчезает интернет, оно может работать автономно, просто передавая данные на фискальный накопитель, но не отправляя их. Такая работа может продолжаться не больше 30 дней, после чего кассовый аппарат просто заблокируется.

Как пользоваться кассой

Рассмотрим основной алгоритм работы кассиров с данным устройством:

1. Покупатель отдает кассиру наличные деньги или оплачивает товар банковской картой;
2. Кассир заносит данные о покупке (цена, количество) в ККТ;
3. Онлайн-касса воспроизводит квитанцию с соответствующими реквизитами;
4. Печать чека на ленте;
5. По желанию клиента, кассир может отправить данные о покупке на почту покупателя или на номер телефона через кассовый аппарат.

Вопросы и ответы

Вопрос: Как и где регистрируются кассовые аппараты?

Ответ: Регистрация онлайн-кассы может производиться через личный кабинет налогоплательщика (статья 4.2. Федерального закона 54-ФЗ), либо в отделе налоговой инспекции после подачи соответствующего заявления. Можно выбрать любой из этих способов, в зависимости от удобства.

Вопрос: Как онлайн зарегистрировать ККТ?

Ответ: Зарегистрировать кассовое устройство можно двумя способами. Первый — это на сайте выбранного ОФД, второй — на сайте ФНС. Конкретный алгоритм данной процедуры:
— Регистрация и авторизация на сайте;
— Выбор необходимого направления;
— Заполнение заявления и оформление электронной подписи;
— Добавление необходимых документов;
— После того, как данные проверятся, кассе будет присвоен регистрационный номер;
— Этот номер необходимо ввести в кассу и сформировать отчет о фискализации;
— Параметры этой процедуры передаются через сайт ФНС и проверяются для корректной работы;
— Далее выдается электронная карта регистрации ККТ с подписью ФНС.
— Эту карту необходимо распечатать и хранить в документах.
Таким образом, кассовый аппарат зарегистрирован и готов к работе.

Вопрос: Как оформить онлайн-кассу, если в ФИАС нет адреса ее установки?

Ответ: Сообщить в налоговую инспекцию об этой проблеме, предъявив соответствующие доказательства. Далее необходимо будет обратиться в орган, присваивающий кассовым аппаратам адреса с просьбой о внесении его в систему. Подождать появление адреса и зарегистрировать кассовое устройство.

Вопрос: Можно ли до регистрации кассового аппарата печатать на нем чеки?

Ответ: Фактически можно, но это категорически нельзя делать. Если по определенной причине регистрация кассы не сможет осуществиться, но на кассовом аппарате найдется хотя бы один фискальный документ, который не был отправлен ОФД, то касса может быть заблокирована на 30 дней с момента оформления этого документа.

Вопрос: Какой штраф ожидает владельца организации, если он не перейдет на применение кассовой техники?

Ответ: Обратимся к соответствующему законодательству для ответа на данный вопрос.
Если кассы не применяются на предприятии в принципе, то для должностное лицо будет обязано платить штраф в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы всего расчета, проведенного без использования ККТ. Причем это число не должно быть меньше 10 тысяч рублей.
Для юридического лица она варьируется от 3/4 до 1 размера общего количества расчета, но не менее 30 тысяч рублей.
Если правонарушение было совершено не в первый раз, при этом сумма полученных денежных средств без применения кассы составила 1 млн. рублей и более, то это влечет за собой для должностных лиц отстранение от работы на срок от 1 года до 2 лет, для ИП и юридических лиц — это срок прекращения деятельности на период до 3 месяцев.
Если на предприятии применяется ККТ, которая не подходит под соответствующие требования или вовсе нарушает их, то это влечет выговор или выписку штрафа (от 1,5 тысяч до 3 тыс. рублей) на должностное лицо , для юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Вопрос: Обязательно ли использовать кассовый аппарат в массажном салоне на упрощенной системе налогообложения?

Ответ: Да, обязательно. Этот закон касается всех организаций и частных предпринимателей, которые проводят расчеты с населением за покупку товаров или услуг наличными или безналичными средствами.

Вопрос: Когда и почему кассовый аппарат необходимо перерегистрировать?

Ответ: Когда у фискального накопителя истекает срок действия, его необходимо будет перерегистрировать. Срок действия ККТ в зависимости от типа составляет либо 13 месяцев, либо 36. Также иные причины, по которым необходимо перерегистрировать аппарат:
— Смена адреса регистрации организации или места установки кассы;
— Изменение ОФД. При этом нужно указать нового оператора на сайте ФНС.
— Смена ИНН;
— Смена наименования организации;
— Касса стала работать по другому режиму.

Вопрос: Какого ОФД необходимо выбирать?

Ответ: Необходимо выбирать ОФД, который занесен в реестр и является официальным.

Вопрос: Когда применение контрольных касс становится обязательным для интернет-магазинов?

Ответ: Интернет-магазины должны применять кассовые аппараты в следующих ситуациях:
Если покупатель выбирает самовывоз товара из офиса продаж. Тогда он должен оплачивать товар в месте его получения наличным или безналичным способом. Продавец должен отдать клиенту купленный товар и пробить квитанцию об оплате;
Если оплата осуществляется и использованием любого интернет-провайдера. Это может быть обычная банковская карта, Яндекс.Деньги, ВебМани, Киви, ПэйМастер и т.д. Вместо бумажного чека покупателю предоставляется электронный вариант. В этом случае также используется ККТ для интернет-торговли.
Если товар доставляется курьером по указанному месту. Он должен иметь при себе переносную кассу, прикрепленную к организации. Доставщик забирает деньги или проводит безналичный расчет, печатает квитанцию и отдает ее клиенту.
 

Вопрос: Как в чеке должен оформляться товар, купленный по акции?

Ответ: Здесь может быть несколько вариантов. Допустим, цена кукурузных палочек 50 рублей. На них действует акция «Купи два товара по цене одного». Тогда:
Вариант 1. В чеке указываются две упаковки кукурузных палочек, только одна из них стоит 60 рублей, другая — 0 рублей. Итог: 60 руб. Несмотря на то, что скидка на второй товар равна 100% от его цены, он все равно должен быть указан в чеке.
Вариант 2. Цена за один товар можно равномерно распределить сразу на два. То есть получится, что каждая пачка кукурузных палочек будет стоить 30 рублей. Итог равен 60 рублям. В данном варианте необходимо учитывать, что стоимость товара должна равняться цене с учетом скидки и акции, умноженной на количество единиц продукции, т.е. 30*2=60 рублей. Допускается минимальное расхождение, но оно не должно превышать 1 копейки.

Вопрос: Если предприятие использует кассу для выдачи заработной платы своим работникам, а не только для расчетов с клиентами, необходимо ли создавать чек при выдаче денег из кассы?

Ответ: Не стоит путать понятия онлайн-касса и операционная касса.
ККТ применяется только для продажи товаров и услуг и всего, что связано только с этим процессом (печать чека, печать отчета, рассылка на электронную почту и т.д.). Единственные документы, которые выдает кассовый аппарат — это чек и БСО.
А в операционной кассе хранятся именно наличные деньги самой организации, которые она может принимать, выдавать и расходовать. Грубо говоря, это сейф фирмы, ее бухгалтерия. Выплата заработной платы сотрудниками не контролируется налоговой организацией непосредственно в момент расчета. Данные об этой операции не передаются сразу же в налоговую. Все действия с КО регламентируются Центральным Банком РФ. Основные операционные кассовые документы — это приходный кассовый орден (форма М-4) и расходный кассовый ордер (КО-2).

Вопрос: Зачем вообще нужно было менять обычные кассы на онлайн-кассы?

Ответ: ФНС озвучила следующие достоинства использования в работе предприятий ККТ:
— Стало возможным зарегистрировать кассу без посещения налоговой, онлайн, по интернету;
— Появление возможности контролировать и управлять поступлениями на собственном предприятии в любом месте, причем с высокой эффективностью;
— Стало возможно отправлять электронные варианты чеков клиенту, когда ему это необходимо. Не приходится тратить лишнюю краску и бумагу;
— Не нужно вести обязательный учет документации;
— Налоговому инспектору теперь не нужно каждый раз ездить по товарным точкам и сверять всю накопившуюся документацию;
— Минимизация числа недобросовестных налогоплательщиков
и некоторые другие.

Вопрос: В нашем магазине очень плохая связь, интернет поймать просто невозможно. Раньше это не было какой-то существенной проблемой, пока не ввели онлайн-кассы. Возможно ли в таком случае не применять данное устройство в работе с клиентами?

Ответ: Согласно законам Российской Федерации, автономные кассы без интернета могут использоваться только в тех места, которые находятся далеко от сетей связи. Чаще всего это поселки, деревни и маленькие города, население которых не превышает 10 тысяч человек. Точный список этих территорий можно посмотреть на сайтах региональных администраций.
Если магазин располагается именно в таком месте, то использование ККТ не является обязательным условием. В противном случае онлайн-касса обязательно нужна.
И, хочется отметить, что временно плохая связь или отключение интернета полностью не испортят работу кассах, так как в них предусматривается автономная работа в течение 30 дней. После восстановления интернет-связи фискальные данные, накопленные за это время, сразу же передадутся оператору связи.

Вопрос: Как правильно оформлять предоплату на кассовом аппарате? Ведь в сам момент оплаты список товаров и услуг установить невозможно.

Ответ: Нужно будет распечатать сразу два чека. Первый оформляется сразу же при получении суммы предоплаты, во время этого вместо названия товара необходимо напечатать слово «Предоплата» и сумму полученных денежных средств. Второй печатается уже при окончательном расчете с клиентом. В нем должно быть указано количество и наименования товаров (услуг), цена за единицу товара, сумма оплаты без отражения ранее полученных денег путем предоплаты.

Вопрос: После введения новых касс, является ли обязательным ведение журнала кассира?

Ответ: Нет, предприятиям, перешедшим на онлайн-кассы, не нужно больше вести журнал кассира-операциониста. Только если это не нужно для внутренней отчетности в самой организации.

В данной статье были описаны основные моменты, связанные с контрольно-кассовыми аппаратами. А также были рассмотрены ответы на самые популярные вопросы по этой теме. Подводя итог всей вышесказанной информации, необходимо отметить, что онлайн-касса — это аппарат, который обязательно должен присутствовать в любой торговой организации, осуществляющей наличный и безналичный расчет с населением. В противном случае должностное или юридическое лицо может быть наказано в соответствии с законом РФ.