Виды онлайн-касс

Чтобы исключить «серую» бухгалтерию и упростить налоговые проверки, закон обязал все предприятия, продающие товары и оказывающие услуги, приобрести и установить контрольно-кассовые машины, работающие в интернет-сети.

Новое поколение касс отличается от привычного, теперь уже устаревшего. Они работают посредством интернет-пространства и, кроме печатания расчетного документа (чека), по специальным каналам через оператора ФД передают в ФНС исчерпывающие данные о транзакциях. 

Это терминалы, где кассовое оборудование печатает чек, фискальный накопитель (ФН) сохраняет данные, программное обеспечение передает их в ФНС.

Причем совершенно не обязательно снова покупать ККТ. Тогда старая ККМ должна быть обновлена и доработана. Разрешенные аппараты утверждены на сайте ФНС.

Как функционирует онлайн-касса?

Касса с надежной программой, правильно установленная специалистами, обеспечит расчеты в соответствии с законом. Для хорошей работы оборудования понадобится качественный софт.

Касса настроена. А дальше:

1. Кассир производит прием платежа. Покупатель при этом может расплатиться наличными и безналом.
2. Затем вводит в машину данные и выдает чек, содержащий QR-код.
3. ФН записывает информацию о транзакции и отсылает оператору.
4. Оператор ФД передает данные налоговикам.
5. Клиент получает чек SMS-сообщением, электронной почтой. Он также умеет считывать QR-код с помощью своего личного телефона (приложение, установленное на смартфоне, хранит просмотренные чеки). Или по ссылке, указанной в чеке, скачать его копию.

Различные виды ККМ работают при помощи Интернет-сети, поэтому каждый продавец, предлагающий услуги или продающий товар, выбирает провайдера и устанавливает в заведении сети 2G/3G или беспроводной интернет.

Виды онлайн-касс: какие бывают онлайн-кассы?

Онлайн-машины делятся на 4 основных вида. Это кассы, работающие стационарно, мобильно, в торговых автоматах и интернет-магазинах. Все кассы имеют разную конструкцию, способ установки и интернет-связи.

1. Стационарные ККТ устанавливают в парикмахерских, больших супермаркетах, обычных магазинах, офисах продаж. Они используются стационарно, на одном закрепленном месте.
2. Мобильные модели нужны для выездной торговли курьерам, таксистам, в магазинах, где продаются крупно-габаритные товары.
3. Марки ККТ для торговых автоматов используются в кафе, вокзалах, маркетах в устройствах, осуществляющих автоматическую распродажу продуктов питания и мелких товаров: сувениров, чая, соков, шоколада и т.п. Называются вендинговые автоматы.
4. Виды кассовых аппаратов для интернет-магазинов. Здесь имеются свои особенности. С одной стороны, для удаленной торговли применима любая кассовая машина. Такое возможно, когда продажи исчисляются небольшим количеством товара. Если заказов много, не обойтись без современных устройств, работающих с использованием облачных технологий.

Рассмотрим виды касс и их особенности.

Стационарная онлайн-касса

Большая группа машин, «привязанных» к постоянному месту. Питается от электророзетки. При перебоях с электричеством кассир подключается к аккумулятору, встроенному в корпус машины. Из описания в инструкции следует, что его зарядки бывает достаточно, чтобы завершить нужные операции.

Посредством вай-фай, проводной сети стационарные аппараты подключаются к интернету. Вес, размер касс не больше, чем у компьютеров в супермаркетах.

Стационарные ККМ делятся на 3 типа:

1. POS-системы. Комплект устройств 2 в 1: компьютер плюс ФР. К нему можно подключать различные дополнительные устройства для чтения карт, штрих-кодов и другое. Применяется при огромном количестве продаваемого товара. Позволяет быстро оформлять покупки. Средняя стоимость машины без ПО – 50 тыс.руб. К POS-системам относится кассовое оборудование фирм Атол, Форпост, Кристалл сервис и др.
2. Смарт-терминалы. Это планшеты с чековым принтером и ФР. Компактны. Идеальны для применения в маленьких магазинчиках, салонах. Возможно их соединение с дополнительным оборудованием: сканером, весами и др. Работают медленнее, чем POS-система. Почти не используются в больших торговых точках. Примерная стоимость – 25 тыс.руб. Образцы: Эвотор 7.2, Атол 91Ф.
3. Фискальный регистратор с устройством ввода/вывода. Отличается от POS-системы тем, что части комплекта можно приобрести отдельно. Но это дороже готовой машины. Минус варианта – дополнительная трата на покупку ПО. Большим плюсом является невысокая стоимость устройства. За его покупку вам не придется заплатить больше 10 тыс.руб. Образцы: регистраторы фирмы Атол.

Автоматическая онлайн-касса

Автоматическая контрольно-кассовая техника широко применяется в интернет-магазинах с огромным количеством заказов. Это виртуальная касса, у которой нет ни проводов, ни экрана, ни железа. То есть онлайн-касса без кассового аппарата. Для виртуальных операций используется облачный сервис. Продавец не принимает непосредственного участия в онлайн-торговле. К кассе подключается интернет-магазин или платежная система.

Клиент банковской картой оплачивает покупку. Магазин отправляет одновременно покупателю и оператору ФД копию чека. Оператор передает документ налоговой службе.

Кассовый аппарат со сканером

Сканер – устройство для считывания данных на этикетке товара. Значительно упрощает и ускоряет работу кассира. Как он действует? Объясним поэтапно:

• сначала кассовый аппарат подключается к приложению «складской учет»;
• название товара вводится в базу со штрих-кодом;
• клиент приносит выбранный товар на кассу;
• кассир сканером считывает с этикетки штрих-код;
• результат появляется на экране, клиент получает чек.

Дорогие сканеры имеют преимущества:

• сканируют быстро, под широким углом,
• прочны,
• можно подключить к Bluetooth или Wi-Fi,
• находят некачественные этикетки.

Кассовый аппарат без ЭКЛЗ

Аббревиатурой ЭКЛЗ называют электронную контрольную защищенную ленту. Она использовалась для записывания, хранения информации об операциях и для защиты от корректировок.

Касса нового поколения не имеет ЭКЛЗ. В новых устройствах подобные функции, плюс передачу сведений о транзакциях в ФНС вместо ЭКЛЗ выполняет фискальный накопитель.

Современные устройства работают в сети интернет, соединяются с помощью Wi-Fi, мобильных сетей. Они способны работать также от аккумулятора в случае непредвиденных ситуаций.

Для работы на онлайн-машинах без ЭКЛЗ необходимо пройти несколько шагов:

1. Приобретение, регистрация машины. Допустима модернизация старого оборудования после сверки с реестром ККТ.
2. Оформление договора с ОФД.
3. Регистрация кассы в налоговой лично или удаленно.

Различная по стоимости техника широко представлена в каталогах ККМ. Дешевые аппараты без ЭКЛЗ стоят от 3 тыс. руб., дорогие свыше 100 тыс. руб.

Кнопочная онлайн-касса

Кнопочная онлайн-касса – вид компактных устройств для небольших, а также мобильных торговых предприятий. Кнопочной является, например, автономная ККМ Меркурий 130-Ф. Одна из разновидностей линейки торговой техники популярной фирмы «Меркурий». Предпочтительнее всего – для точек с небольшим ассортиментом товаров, которые имеют право не указывать в чеках наименование товара. Используется ИП.

Память хранит данные о 10 тысячах наименований. Интерфейс позволяет подключать ПК и дополнительное оборудование, например, сканер штрих-кода, который ускоряет процесс обслуживания клиентов. Клавиатура – для простого ввода данных, флеш-накопитель, ПК сохраняют и выгружают базу товаров.

Онлайн-касса с подключением к компьютеру

Если вы купили ККМ для подключения к компьютеру, сначала зарегистрируйте устройство. Центр технического обслуживания после заключения договора поможет пройти регистрацию, введет аппарат в работу, обеспечит сервисное обслуживание. Возможность установить кассу самостоятельно тоже есть.

Необходимо подключить машину к компьютеру. Чаще всего подключение осуществляется с помощью USB. Для этого необходимо:

• изучить инструкцию производителя;
• скачать драйверы для кассового аппарата;
• установить по одному на компьютер.

В заявлении в ФНС в графе «как вы будете использовать кассу» вы должны ответить – стационарно, раз речь идет о подключении к компьютеру.

Онлайн-касса для приема наличных

Кассир несет ответственность за сохранность ККТ для приема наличных. В его должностной инструкции есть ряд обычных требований, касающихся эксплуатации машины:

• запрещено вскрывать корпус кассы;
• чистить детали химическими средствами;
• воздействовать на головку принтера;
• оставлять кассу без присмотра или допускать к работе неустановленных лиц.

В начале рабочего дня требуется распечатать отчет об открытии смены для передачи ОФД. Рассчитывая покупателя, кассир подсчитывает сумму чека, берет от клиента деньги или карту для оплаты в терминале, распечатывает чек и отдает покупателю.

Онлайн-касса для онлайн-платежей

Новая редакция принятого ФЗ о ККТ обязала торговцев при расчетах электронными средствами применять онлайн-устройства. Сегодня за товар/услугу расплачиваются банковскими пластиковыми картами, электронными деньгами и другими платежными средствами. В каких случаях продавец обязан использовать онлайн-касс виды?

1. При оплате банковской картой: а)если деньги перечисляются через POS-терминал; б)при расчете с курьером; в)при оплате на сайте через интернет-эквайринг, или агрегатор платежей.
2. Если средство платежа – электронные деньги, продавец обязан использовать кассу при переводе из кошелька покупателя на кошелек продавца.
3. Если покупатель оплачивает счет в банке или расплачивается с продавцом картой сбербанка.

Кассовые аппараты с модемом

Ранее предполагалось, что к июлю 2019 года все организации и индивидуалы осуществят подключение к ККТ и обеспечат в магазинах, торговых точках доступ к ОФД.

В действительности же, в необъятной России остались еще места, где по техническим причинам или из-за удаленности не все предприниматели имеют возможность пользоваться широкополосным интернетом. Определенные категории индивидуальных предпринимателей, занимающиеся оказанием услуг, выполнением работ, продающие изделия собственного производства и не использующие труд работников в своем бизнесе, могут отложить приобретение касс до 2021 года. В связи с этим отмена БСО также временно отложена.

Для юридических лиц выходом из ситуации является мобильный интернет. Он доступен в любом городе, поселке, деревне, где есть сотовая связь. Хотя дорого стоит, и качество связи не всегда идеальное. В этом случае продавец может использовать услуги сотовых операторов.

Мобильный доступ также необходим при разъездной работе, когда продавец, сбывает товар и получает плату за него вне торговой точки. Это касается, например, курьерской службы. В этом случае следует обеспечить курьера новым кассовым аппаратом с модемом. Только так можно передать сведения об оплате в налоговую службу сразу после расчета. Для работы модема используется Sim-карта в смартфоне.

С современной техникой торговые операции становятся прозрачными, эффективно устраняются всевозможные коррупционные схемы. Государство получает возможность осуществлять строгий контроль за торговой деятельностью. Новые онлайн-кассы – нужное и полезное новшество для бизнеса.

ККМ почти не отличаются от обычных. Стоимость их разнообразна, много бюджетных вариантов. Подключение возможно с помощью специальной службы и самостоятельно. Регистрация не вызывает трудностей.