Как пользоваться кассовым аппаратом

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер. Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров. Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков. Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета. Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы. Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

• закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
• постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

• внести стоимость товара;
• нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
• внести сумму скидки в процентах;
• нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ. Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче. Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

• кассир не снял последний отчет в течение суток;
• отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню. В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.