Онлайн-касса для общепита: ресторанов, кафе, кальянной, баров

Онлайн-касса – это специальное устройство, которое не только распечатывает кассовые чеки, но и передает информацию обо всех операциях в онлайн-режиме в ИФНС России. Таким образом, контрольно-кассовая машина (ККМ) помогает контролирующим органам отслеживать уплату налогов, упрощает налоговые проверки и делает процесс торговли и предоставления услуг прозрачными для потребителей.

Может ли кафе работать без кассового аппарата?

Законодательство РФ постановило, что сегодня каждый предприниматель и каждая организация (в том числе и заведения общественного питания) обязаны установить онлайн-кассу и использовать ее, когда посетитель вносит оплату за предоставленный счет. Если таковых нет, то их нужно приобрести в ближайшем будущем.

Частые вопросы, касающиеся онлайн-касс и ответы на них

Необходима онлайн-касса для кафе?

Все кафе вне зависимости от выбранного вида системы расчета налогов обязаны установить кассовое онлайн оборудование. Кафе, использующие ПСН (патентная система расчета налогов) или ЕНВД и работающие без работников, могут пока работать в таком режиме до 1.07.2019.

Онлайн-касса нужна для кофейни?

Да, кассовый аппарат необходим для кофейни. Если в кофейне работает обслуживающий персонал, то ККТ необходимо было установить еще в 2018 году.

Фастфуду тоже надо устанавливать кассу нового образца?

Да, надо. Фастфуд относится к заведению общественного питания, а ФЗ-54 гласит, что касса для этой деятельности обязательна.

Кальянная и онлайн-касса?

Кальянная тоже обязана приобрести и установить онлайн-кассу. Если ее не поставить, то скорее всего налоговики, будут придерживаться требования о необходимости применения ККТ согласно Письма ФНС России от 04.03.2014 N ЕД-4-2/3657 и оштрафовать.

Онлайн-касса для ресторана: можно обойтись без нее?

Кассовый аппарат для ресторана обязателен, иначе владельцу ресторана светит штраф в крупном размере.

Может ли бар обойтись без кассового аппарата?

Нет, не может. Бар, в котором продаются алкогольные (бренди, ликер и т.д.) и слабоалкогольные (пиво, сидр) напитки, обязан приобрести и установить онлайн-кассу. Закон действует для всех независимо от вида системы расчета налогов и количества работников.

Может ли столовая работать без кассового аппарата?

54-ФЗ обязывает столовую устанавливать ККТ. Онлайн-касса для столовой должна быть из базы данных, которую можно посмотреть на сайте ФНС.

В пекарне тоже должен стоять кассовый аппарат?

Да. Ведь для пекарни онлайн-касса – это не только способ передачи отчетной документации в государственный контролирующий орган, но и способ максимизации выгод, правда, только если ранее была выбрана правильная модификация.

Сроки перехода на онлайн-кассы для кафе

Список тех, кто должен перейти на онлайн-кассы к 1.07. 2019 года:

• предприниматели на ЕНВД и ПСН, занимающиеся розницей и общепитом без нанятых работников.
• предприниматели на ЕНВД и ПСН, которые продают товары, используя автоматизированные системы (торговых автоматов) без нанятых работников.

Важно! Если раннее в кафе ранее не было наемного обслуживающего персонала, но они были взяты на работу совсем недавно, то тогда кассу надо зарегистрировать в течение одного месяца.

Каким заведениям общепита не обязательно применять кассу?

Данный вид устройства не обязательно устанавливать:

• столовым, находящихся в школах, колледжах, институтах;
• если продажа происходит из пищевых автоцистерн (например, квас или рыба);
• если торговля происходит в вагонах, с грузовых ручных тележек или лотков.

Отдельным пунктом в ФЗ прописаны разные условия к территориям, где нет регулярного доступа к информационно-телекоммуникационной сети интернет. На территориях где нет связи, такая касса все равно должна быть поставлена, правда, она не будет передавать фискальные данные в соответствующие органы.

Чем так полезны онлайн-кассы для ресторанов?

Для ресторанов онлайн-касса будет полезна, если оснастить ее дополнительно специализированными программами, которые помогут автоматизировать торговлю, а также может помочь извлечь плюсы:

• Принятый заказ автоматически отображается у всего персонала, начиная с официантки и заканчивая шеф-поваром.
• Во время приготовления блюд и коктейлей есть возможность формировать технологические карты.
• За счет штриховых кодов вести учет алкогольных напитков.
• Контролировать остатки продуктов.
• Составлять вовремя заявки, в которых указаны заканчивающиеся продукты.
• Быстрая инвентаризация.
• Составлять отчеты о финансовых результатах, движения денежных средств и товарообороте.
• Контролировать сроки годности, что дает возможность готовить блюда только из свежих продуктов.
• Официанты не занимаются переписыванием заказа из блокнотика в программу и в чек. Кроме того, если возникает какая-то проблема, то программа сделает перерасчет.
• Благодаря планшету клиент может посмотреть, как выглядит готовое блюдо, перед тем как его заказать.
• Есть возможность контролировать продажи удаленно.
• Вся информация хранится на облачном диске.
• Снижается количество краж со стороны коллектива.
• Есть возможность вести складской учет.
• Повышается престиж заведения в глазах клиентов.

Касса для небольших заведений, баров, кофейни

Что касается небольших заведений общепита, то касса должна:

• иметь выход в интернет, чтобы осуществлять передачу данных о совершенных операциях в ИФНС в режиме реального времени;
• формировать и печатать чеки;
• отправлять клиентам чек в электронном виде смс на телефон либо на адрес электронной почты;
• иметь устройство, предназначенное для шифрования, хранения и защиты базы данных, которая содержится в кассовом аппарате.

У небольших заведений общепита принцип работы точно такой же, как у обычных магазинов. Следовательно, требования к кассовым аппаратам одинаковые.

Важно! Если использовать оборудование, которое не входит в перечень ФНС России или игнорировать его применение, то это может привести либо к административному штрафу, либо к закрытию предприятия.

Задачи, которыми занимается онлайн-касса, это:

• Оформление заказа.
• Распечатка чека.
• Расчет клиентов.
• Способность учитывать систему скидок.
• Анализировать деятельность компании в целом и каждого сотрудника по отдельности.
• Составлять внутренние отчеты для предприятия в количественном и стоимостном выражении.
• Держать под наблюдением финансовые показатели заведения и составлять отчеты.
• Оформлять поступление товаров.
• Вести складской учет в заведении.

Спрос на кассовый аппарат нового образца сильно вырос за последний год. Поэтому чтобы выбрать качественное и надежное устройство, необходимо ознакомиться с производителем и обратиться к проверенному поставщику. Отдавать предпочтение лучше отечественным моделям — они ничем не уступают зарубежным по качеству, современности, универсальность и многофункциональности.

Параметры, на которые следует обратить при выборе онлайн-ККМ

10 параметров, на которые предпринимателям стоит обратить внимание, прежде чем выбрать подходящую модель ККТ.

Параметр №1 Кассовые аппараты должны полностью соответствовать нормам и требованиям

Кафе и рестораны должны работать только с той техникой, которая указана в перечне ИФНС.

Прежде чем попасть в список техника проходит тщательную проверку и отбор, во время которого органы по сертификации подтверждают то, что устройство соответствует заданным стандартам, техническим регламентам и ГОСТам.

Условия для онлайн-ККМ:

• Наличие доступа в Глобальную сеть. В случае его отсутствия кассу можно усовершенствовать, подключив нужное оборудование в соответствии с требованиями и нормами, установленными законодательством РФ.
• Передавать сведения, сформированные во время расчета с покупателем.
• Распечатывать чеки и предоставлять их в электронном виде клиентам.

Требования к кассовой технике для кафе такие же, как и требования к кассе торговых точек.

Параметр №2 Технические параметры

Технические параметры онлайн-кассы следующими характеристиками:

• Оформлять заказы, поступающие от клиентов.
• Распечатывать чеки.
• Расчет с посетителями.
• Наличие программ лояльности.
• Настройка прав доступа каждому сотруднику.
• Оптимизировать финансово-хозяйственную деятельность.
• Просматривать работу каждого сотрудника.
• Формировать различного вида отчетов.
• Вести количественно-стоимостный учет товаров.
• Вести учет, отражающий все процессы, связанные с производством.
• Оформлять поступление и отпускание продуктов.
• Отслеживать движение денежных средств.
• Оформлять документационные отчеты.

Это далеко не все функции, которые может выполнять данное устройство.

Параметр №3 ЕГАИС

Если заведение общественного питания занимается реализацией алкогольной продукцией, то у него должен быть на руках подтверждающий это документ. Более того онлайн-касса для кафе с алкоголем имеет свою особенность – в нее должен быть встроен универсальный транспортный модуль для системы ЕГАИС. А для тех, кто не торгует алкоголем, кассовый аппарат может быть любой.

Параметр №4 Программы, необходимые для управления

В продаже есть аппараты с уже установленным программным обеспечением, благодаря которому в заведении происходит разделение на две системы:

• Товароучетная – помогает не только осуществлять контроль за деятельностью заведения, но и помогает вести учет, хранение и списание. Также благодаря товароучетной системе ведется бухгалтерский учет, а для удобства ведения устанавливается дополнительные специальные программы
• Кассовая – делает более легкой работу сотрудникам, в зону деятельности которых входит осуществление управленческих функций. Кассовая система помогает вести операции различного рода, начиная с финансовых и заканчивая документационными.

Параметр №5 Способность работать без электричества

На рынке онлайн-касс представлено огромное количество устройств, но ценятся те, которые способны работать в автономном режиме. Это очень удобно в заведениях общепита. Поэтому прежде чем купить кассовый аппарат для кафе необходимо разобраться, есть ли в нем встроенный аккумулятор, с помощью которого техника сможет работать, не подключаясь напрямую к электрической сети.

Параметр №6 Способность к перемещению

Если выбор пал на переносную кассу, то она:

• не должна занимать много место;
• не доставлять проблем, когда происходит перемещение;
• быть не тяжелой;
• работать в автономном режиме.

Параметр №7 Наличие считывателя карт с магнитной полосой или возможность безналичной оплаты

Идеальное кассовое оборудование, которое предназначено для работы в кафе считается тот, в котором уже встроен кард-ридер для считывания магнитных и пластиковых карт. Но подойдет и тот, у которого есть опция подключить программу для безналичной оплаты.

Параметр №8 Наличие внутренних и внешних разъемов

Это очень важно, потому что не все устройства могут слаженно работать с такими оборудованиями как фискальный регистратор или с аппаратом, который считывает штриховой код.

Параметр №9 Методы и скорость печатания кассовых чеков

Касса онлайн продается с уже встроенным чековым принтером. Это вспомогательное оборудование, у которого нет собственной флеш-памяти и операционной системы. Таких моделей очень много.

Для заведений, имеющих большую проходимость людей, идеальным решением будет приобретение такой онлайн-кассы, потому что данный вид устройства быстро печатает чеки. Для точек общепита со средним и маленьким потоком людей скорость печати не так уж важна, следовательно, здесь подойдут устройства с более простыми функциональными характеристиками.

Также стоит обратить внимание на способ печати:

• Матричная – плюс в том, что такой способ печать сохраняет чек в течение продолжительного времени, а минус – требуется постоянно контролировать состояние сменного функционального блока с краской, что является дополнительным занятием в техническом обслуживании.
• Термопечать – плюсом является то, что с такими кассами проще работать и не нужно никакого дополнительного обслуживания, а минус – от долгого хранения чека исчезает краска.

Если чековый принтер не встроен в онлайн-кассу, то его необходимо приобрести отдельно.

Важно! Для безошибочной работы чековый принтер надо правильно подобрать к кассе.

Параметр №10 Бюджет

Выбирать онлайн-кассу надо отталкиваясь от своих финансовых возможностей. Если бюджет ограничен, то тогда лучше приобрести небольшие, легко переносимые модели, которые рассчитаны на небольшую или среднюю проходимость людей. Правда, чтобы кассовое обслуживание было полноценным, к аппаратам подключается дополнительная техника.

Благодаря вышеперечисленным параметрам, предприниматель в соответствии с требованиями законодательства РФ среди огромного количества утвержденных моделей кассовых аппаратов сможет без труда подобрать для себя подходящий вариант ККТ.

Итак, владельцам общепита нельзя работать без онлайн-касс. И чем раньше они их поставят, тем быстрее начнут использовать их в своих интересах их преимущества и получать прибыль. Обязательное требование – касса для кафе должна иметь доступ к всемирной системе под названием интернет.