Как подключить и установить онлайн-кассу

Онлайн-касса – специализированный вид контрольно-кассовой машины. Ее особенность состоит в отправке информации о произведенных транзакциях государственной налоговой службе через Интернет. Установка кассы обязательна для всех представителей бизнеса по закону 54-ФЗ. Это требует специализированных умений и знаний. Однако, если узнать нужную информацию и проявить внимательность, установить и настроить оборудование можно самостоятельно.

Первоначальная настройка онлайн-кассы

После выбора модели онлайн-кассы и доставки устройства на рабочее место кассира онлайн-касса требует тщательной установки и настройки всех программных компонентов. В первую очередь нужно убедиться, что оборудование подходит для работы в сфере бизнеса по стандартам, утвержденным государством. Далее посещают официальный сайт ФНС (федеральной налоговой службы) и проверяют модель кассы в соответствующем разделе ресурса.

Далее желательно проверить комплектацию. Вместе с онлайн-ККТ должны идти вспомогательные элементы, описанные в сопровождающих документах. Часто в упаковку укладывают сетевой кабель, провод питания (если он не встроен в корпус устройства) и краткую инструкцию по эксплуатации. Перед установкой и настройкой кассового настоятельно рекомендуется ознакомиться с этими документами, а также следовать требованиям эксплуатации.

Пошаговая инструкция по подключению онлайн-кассы

Настройка онлайн-кассы – обязательный процесс. Он состоит из нескольких этапов, каждый из которых обязателен к исполнению. В итоге предприниматель получает рабочее оборудование, готовое к эксплуатации. Так как же подключить онлайн-кассу?

Использовать его удобно не только для государства (прозрачность бизнеса), но и для владельцев предприятия, а также работников. Больше не придется тратить время на посещение проверяющих органов непосредственно. Информация передается автоматически мгновенно через Интернет. Настройка представленного оборудования осуществляется за 8 шагов:

1. подключение устройства к компьютеру;
2. заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД);
3. подача заявления в налоговую инспекцию;
4. процедура фискализации онлайн-кассы;
5. завершение процесса регистрации в налоговой службе;
6. регистрация аппарата у ОФД;
7. настройка программного обеспечения;
8. Печать первого чека.

Перед подключением кассы к рабочему персональному компьютеру или ноутбуку, следует убедиться в наличии требуемых портов (чаще всего USB) у устройства, а также драйверов ККТ. Скачать нужное ПО всегда можно на официальном сайте производителя аппарата и установить на компьютер. В первую очередь касса подключается к компьютеру, далее происходит установка драйверов с последующей инициализацией аппарата.

Список ОФД, доступных для заключения договора выложен на сайте налоговой службы. Пользователь выбирает подходящего оператора фискальных данных, далее происходит составление и подпись договора. Каждый из ОФД имеет свой официальный сайт. Пользователь проходит стандартную регистрацию на этом ресурсе и входит в личный кабинет. Для этого нужна электронная подпись – специализированный инструмент, который нужен для подписания электронной документации. Далее следует заполнение требуемых полей и подписание договора.

Наиболее часто от бизнесмена требуют заполнить следующие поля:

• ФИО налогоплательщика;
• вид налогообложения;
• ИНН;
• адрес электронной почты;
• контактные данные (номер мобильного телефона и так далее);
• верификация данных (галочка «Я не робот»).

Подача заявления в налоговую инспекцию может осуществляться 2 способами: непосредственная явка в учреждение с онлайн-кассой или ввод информации через сеть Интернет. Для подачи заявления на официальном сайте ФНС требуется электронная подпись. В личном кабинете налогоплательщика нужно кликнуть по пункту меню «Учет контрольно-кассовой техники». Откроется окно, где нужно нажать на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и вручную ввести следующую информацию:

• контактную информацию:
• данные об учреждении;
• информацию о фискальном накопителе и кассовом оборудовании;
• данные об операторе фискальных данных, с которым был заключен договор.

Фискализация оборудования и завершение регистрации в налоговой службе

Фискализируют аппарат через специальное приложение, которое устанавливается на персональный компьютер. Это программное обеспечение устанавливается вместе с драйвером ККТ. Установить онлайн-кассу следует только с соблюдением правил, описанных в документации. Подобная операция также осуществляется через кассовое ПО, к примеру, 1С: Предприятие.

В окне фискализации водят следующую информацию:

• номер регистрации, выданный ФНС;
• личный ИНН;
• запрашиваемая информация об учреждении;
• информация об ОФД;
• система налогообложения;
• вид настройки онлайн-кассы.

Далее в память оборудования вводится адрес и порт сервера ОФД. Эту информацию всегда можно взять у оператора фискальных данных, с которым был подписан договор о сотрудничестве. Информация нужна для того, чтобы устройство знала куда отправлять электронные чеки. После заполнения всех полей и ввода требуемой информации в качестве успешного завершения процедур на кассу придет отчет о регистрации – первый документ, печатающийся оборудованием.

Он содержит следующую информацию:

• наименование пользователя;
• ИНН пользователя;
• система налогообложения;
• дата и время регистрации;
• номера ФН и ККМ;
• адрес расчета;
• ИНН оператора фискальных данных;
• статус шифрования (вкл. или выкл.);
• применения (торговля, сфера услуг и др.).

Ключевым фактором правильной настройки контрольно-кассовой машины является внимательное изучение инструкции и следование правилам, представленным в этом документе. Часто у производителей онлайн-касс действует службе поддержки. Позвонив туда или подав запрос, можно разрешить множество технических вопросов.

В отчете содержится информация, которая должна быть введена на сайте ФНС. При корректном вводе данных и правильности самой вводимой информации, пользователь получает карточку контрольно-кассовой техники. Такой документ подтверждает, что оборудование находится на учете в федеральной налоговой службе. Его хранят в распечатанном или электронном виде. Информацию, полученную из отчета, нужно ввести на сайт ФНС в течение 1 дня. В противном случае она теряет актуальность.

Регистрация аппарата у ОФД и настройка ПО кассы

Для регистрации изделия у оператора фискальных данных нужно зайти на официальный сайт ОФД и ввести информацию с регистрационной карточки ККТ. Далее происходит процесс установки связи между кассой и оператором.

После этого пользователю выдается счет. В нем указывается денежная сумма в качестве оплаты услуг ОФД, оплатить которую требуется в течение нескольких дней (указывается при регистрации). Во время этого периода оборудование работает в штатном режиме.

Установка кассового аппарата подразумевает также корректную настройку программного обеспечения. В него входит бухгалтерское ПО, система учета товаров, услуг и так далее. Имеет значение тип контрольно-кассовой машины:

• готовый комплект для кассиров;
• касса автономного типа;
• фискальный регистратор.

Примером готовых комплектов является Viki Classic. В него уже встроены программы для бухгалтерии и система учета товаров. Представленное оборудование не требует подключения к компьютеру и дополнительных настроек. Перед работой устройства в него нужно внести только список товаров.

Пример автономной кассы – Атол-90Ф. В кассу вносится до 10 тыс. позиций. Для добавления товаров или услуг в память аппарата нужно установить на персональный компьютер специальное приложение.

Фискальным регистратором является Атол 55Ф. Он представляет собой специальный принтер, который должен быть подключен к рабочему компьютеру или терминалу. Для поддержки новой кассы система учета товаров настраивается пользователем или техническим специалистом.

Печать первого чека

После того как установка и настройка онлайн-кассы и ПО будет закончена, рекомендуется напечатать пробный чек. Это делается для проверки корректности настройки и введенной информации. После печати рекомендуется посетить сайт ОФД и проверить пришла ли информация о совершенной транзакции в личном кабинете.

Чек содержит следующие данные:

• наименование учреждения;
• расчетный признак и номер чека за текущую смену;
• ФИО кассира;
• название, количество и стоимость услуг и товаров;
• НДС и налоговая ставка;
• стоимость с учетом скидки и НДС;
• способ и форма оплаты;
• QR-код, содержащий информацию о чеке;
• номер кассы, полученный при регистрации в налоговой;
• ИНН учреждения;
• форма налогообложения;
• заводской номер фискального накопителя;
• адрес продажи;
• номер смены;
• дата и время совершения транзакции;
• фискальный признак чека и его порядковый номер;
• QR-код с информацией о товара или услуге;
• электронная подпись.

Можно ли подключить кассу самостоятельно для ИП и ООО

Современное кассовое оборудование сконфигурировано таким образом, чтобы его можно было настраивать без привлечения технического специалиста. Разумеется, нужно тратить время на заключение договоров, поиск ОФД и разрешения нюансов настройки. Если есть цель сэкономить денежные средства, но при этом потратить уйму времени, то установка кассы для ИП или ООО возможна в самостоятельном режиме ответственным персоналом организации.

Электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) способна полностью заменить ручной аналог на бумаге, что повышает удобство онлайн-бизнеса. Владельцу такой подписи рекомендуется иметь сертификат с усиленной криптографической защитой. Это делает операции подписания документов безопасными с минимальным риском хищения информации или ложного подписания.

Основные возможности владельца ЭЦП:

• взаимодействие с государственными цифровыми ресурсами через Интернет;
• возможность участия в онлайн-торгах;
• заключение и расторжения договоров с ОФД;
• подача финансовых отчетов в налоговую через Интернет;
• регистрация, снятие с учета государством онлайн-кассы.

Цифровая подпись, как правило, записывается на персональный RuToken или носитель, подключаемый к рабочему компьютеру через порт USB. Это устройство напоминает миниатюрный Flash-накопитель, который удобно взять с собой или спрятать в недоступном для общественного внимания места. Это повышает условия безопасности бухгалтерской, юридической или другой важной информации.

При наличии ЭЦП установка кассового аппарата значительно упрощается, так как экономиться время на получение этого продукта, дальнейшую регистрацию подписи и согласование юридических нюансов. Пользоваться онлайн-кассовым оборудованием обязательно с точки зрения текущего законодательства. В противном случае владельца бизнеса ожидают санкции и строгие штрафы до приобретения, настройки и эксплуатации оборудования.