Кассовый аппарат с онлайн-передачей данных

Начиная с июля 2017 года для всех частных предпринимателей и юридических лиц стала обязательной регистрация новой контрольно-кассовой техники (ККТ) с подключением к интернету и функцией передачи данных онлайн в налоговый орган. Информация, приведённая ниже, поможет разобраться в предназначении таких устройств, а также правильно подбирать технику, учитывая установленные требования и критерии.

Зачем нужен кассовый аппарат с онлайн передачей данных

ККМ или контрольно-кассовая машина позволяет зафиксировать сделку купли-продажи определённого товара и отправить эти сведения ОФД (оператору фискальных данных), а он затем – в налоговую инстанцию. ККТ с онлайн передачей данных содержит в себе фискальный накопитель (а не кассовую ленту). Этот элемент и отличает такую кассу от обычного кассового аппарата.

Благодаря фискальному накопителю устройство может:

• отправлять информацию об оплате приобретаемых товаров сразу после совершения покупки. При этом продавец сканирует штрих-код товара и вводит в операционную систему ККМ с онлайн передачей данных контактную информацию о покупателе.

Перед тем как зарегистрировать кассовый аппарат с онлайн передачей данных, нужно заключить договор с ОФД – посредником между ФНС и предпринимателем;

• подтверждать, а затем зашифровывать передаваемую информацию о платежах, обеспечивать надёжность её хранения и защиты.

Интересно: кассовые аппараты с онлайн передачей направляют информацию к ОФД по специальному защищённому каналу, что обеспечивает полную конфиденциальность и безопасность для клиента. После получения и проверки полученных сведений, ОФД высылает сообщение на онлайн-устройство, подтверждающее принятие и обработку информации;

• формировать чеки (электронный либо бумажный вид).

Обратите внимание: ККМ с функцией передачи данных распечатывает бумажный чек, который клиент может забрать сразу. Если покупатель требует предоставления электронного чека, то получить его он сможет только после полной обработки оператором предоставленной информации о покупке. ОФД сам вышлет документ по указанному адресу электронной почты или при помощи смс-сообщения;

• сохранить функциональность кассовых аппаратов с функцией передачи данных в случае отсутствия доступа к интернету (до 3-х дней).

Такие кассовые аппараты очень полезны для налоговой службы, покупателей и продавцов.

1. Польза для налоговой. Раньше сотрудники налоговой службы узнавали о доходах предпринимателей только через отчёты. Но не все предприниматели указывали там реальные данные. Теперь кассовый аппарат с передачей данных позволяет налоговой следить за доходами каждого ИП. Всё, что понадобится – подать запрос ОФД. Полученные данные сверяются с теми, что были предоставлены в отчётности и проверяются на достоверность.
2. Польза для покупателя. С аппаратами старого образца, покупателям было сложно добиться возврата либо обмена неподходящего товара или его гарантийного обслуживания, поскольку техника выдавала только обычный чек, не имеющий никакой юридической силы. Кассы нового образца выдают фискальные чеки, которые имеют законную, юридическую силу. Теперь покупатель вправе обратиться в суд за защитой своих прав.
3. Польза для продавца. Поскольку фискальный накопитель хранит все сведения относительно покупок (время их совершения, количество купленных товаров и их названия), это облегчает предпринимателям процесс отслеживания выручки и статистики расходов товаров. Зайдя на сайт ОФД, в личный кабинет, они могут увидеть, как часто покупают тот или иной товар, пользуется ли он спросом, в какое время дня больше всего покупателей, а также, сколько всего клиентов совершили покупки за день.

Стоит ли покупать кассовый аппарат с онлайн передачей данных или модернизировать кассу старого образца?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно подсчитать затраты в обоих случаях.

Расходы на приобретение новой ККМ с передачей данных:

• покупка аппарата. Самый дешёвый – 12000 р. – он подойдёт для ИП с кассой, через которую проходит несколько продаж в день. Для крупных супермаркетов, где через кассу осуществляется 100-200 покупок в день, нужны кассовые аппараты с передачей данных в налоговую, имеющие большой экран и считыватель штрих-кода. Такое устройство позволит вести статистику покупок. Его цена будет около 250000 р.

Интересно: в налоговой можно получить перечень техники, которую разрешается приобрести;

• получение электронной подписи – 3000 р. (одноразово). Она понадобится при регистрации аппарата в налоговой;
• заключение договора с ОФД – 3000 р. (ежегодно). Выбрать ОФД можно из списка, предоставленного налоговой службой;
• доступ к интернету – до 4000 р. (ежемесячно);
• замена фискального накопителя – 5000 р. (ежегодно).

Итого: приобретение и регистрация нового аппарата (самого дешёвого) обойдётся минимум в 27000 р. + его ежегодное обслуживание.

Для некоторых касс существует возможность их модернизации (список таких моделей есть в налоговой). Для этого потребуется:

1. Подать заявление в технический центр. Его сотрудники установят на старую модель новый фискальный накопитель, модуль для отправки информации, блок для управления.
2. Пройти повторную регистрацию в налоговой инстанции.
3. Составить договор с ОФД для дальнейшего сотрудничества и обслуживания онлайн-кассы.

Кассовый аппарат с онлайн передачей данных: критерии выбора

Выбирать устройство нужно в зависимости от сферы деятельности, нужд организации и удобства в эксплуатации. Все кассовые аппараты с передачей данных делятся на 3 вида:

1. Мобильные. Представляет с собой небольшое устройство (по размеру спичечного коробка), в котором содержится приложение или программа управления. Этот накопитель подключается к телефону, ноутбуку, планшету, на который устанавливается приложение. Мобильный аппарат не имеет экрана и принтера чеков. Чек проводится на мобильном устройстве в программе управления. Полученная информация сохраняется, зашифровывается и отправляется к ОФД. Клиент получает чек по электронной почте либо через смс-сообщение.

Такие устройства очень удобны для торговли с выездом на машине, для проведения выставок. Они практичны в работе курьеров.

• Автономные (аппаратные). Работают без помощи другой техники. Они самостоятельно подключаются к интернету, принимают карты для расчёта, формируют и печатают чеки. У них есть экран, в котором можно быстро находить и выбирать нужные позиции по товарам. К ним подсоединяют считыватель штрих-кодов или весы. Они могут работать независимо от аккумулятора.

Подходят для курьеров, небольших магазинов, кафе, общественных заведений.

• Стационарные. Им нужно постоянное рабочее место (на прилавке или на кассе), постоянный источник электропитания и доступ к интернету. К ним могут подсоединить экран для клиентов, весы, клавиатуру или ящик для денег.

Используется в крупных магазинах, супермаркетах.

Начиная с 2020 года все ИП, имеющие дело с оборотом денег, обязаны будут применять онлайн-аппараты. Это послужит на пользу всем участникам совершаемой сделки и налоговым органам, а сами предприниматели смогут избежать ненужных проблем с Законом и лишних штрафов.